Rapport sur le contrôle interne, assemblée générale du 29 décembre 2006 - Dialzo *** (Radié) (FR0010217414) le 2007-01-22 10:15:00 (La Société)
Rapport sur le contrôle interne
(Loi de Sécurité financière du 2 août 2003)
Mesdames, Messieurs,
Compte tenu des articles 117 et 120 de la loi de Sécurité Financière, je viens vous rendre compte du travail effectué dans notre entreprise pour l’exercice 2005-2006.
Nous rappelons ici le contrôle interne de l’entreprise. Nous avons en place un contrôle sur la gestion de la qualité des produits et des services que nous vendons.
Pour l’information financière, nous avons aussi mis en place une politique par le biais de communiqués diffusés par internet (environ 1 communiqué tous les 2 mois).
Nous séparerons notre rapport en deux étapes :
Ce qui a été fait,
Ce qui nous reste à réaliser.
1. Ce qui a été fait
En décembre 2005 , nous avons passé avec succès l’audit de renouvellement ISO 9001 version 2000 de notre activité pour nos deux sites de Vergt et de Craon, étendue à la conception de produits nouveaux. Ceci traduit notre maîtrise du contrôle sur la fabrication et la distribution des produits que nous vendons.
A travers l’ensemble de ces processus, nous pouvons affirmer que nous contrôlons parfaitement les situations suivantes dans l’entreprise :
Création d’un nouveau produit,
Choix d’un nouveau fournisseur,
Achat des produits,
Entrée en stock des produits,
Prise de commande des clients,
Fabrication des produits,
Facturation des produits,
Livraison des produits
Retour des produits,
Gestion des périmés,
Formation des collaborateurs sur la gestion des produits et des procédures,
Gestion des contrats,
Contrôle de la fabrication des produits,
Gestion documentaire,
Gestion des progrès à réaliser,
Gestion de l’informatique,
Gestion des sauvegardes informatiques,
Gestion des ressources humaines,
Gestion de la politique générale liée au processus de management,
Gestion d’un Comité de Direction avec l’ensemble des cadres de l’entreprise,
Gestion d’un processus d’amélioration continue,
Gestion des ressources en matériel,
Processus de création d’un nouveau produit,
Processus de gestion des stocks,
Processus des actions préventives,
Processus des actions correctives,
Traitement des non-conformités,
Audit interne,
Audit externe.
Ces différents processus sont expliqués dans le Manuel Assurance Qualité.
1.1. Contrôle interne sur la partie administrative et financière
Personnel
Nous avons mis en place des entretiens annuels qui font l’objet d’un guide d’entretien et d’un document de suivi (sur cet exercice, les entretiens ont eu lieu en décembre 2005 et en janvier 2006). Au cours de ces entretiens sont vérifiés et contrôlés la bonne compréhension des procédures internes et leur mise en application. Nous vérifions aussi l’exactitude de toute la gestion sociale de l’entreprise.
Assurances
Nous avons mis en place un contrôle de nos assurances avec l’aide de notre assureur. Nous vérifions ainsi l’ensemble de nos contrats d’assurance et essayons d’adapter les valeurs et les objets :
La nature des risques garantis
Les équipements informatiques
Le matériel de production
La responsabilité civile professionnelle
Les véhicules de société
La perte d’exploitation
Nous examinons les montants assurés, les besoins légaux ainsi que les ajustements liés au chiffre d’affaires.
Le cabinet d’expertise GALTIER a réalisé au printemps 2006 une Expertise préalable détaillée de chacun de nos sites.
Banques
Au-delà des états de rapprochement mensuels et de l’ajustement journalier de l’ensemble de nos comptes grâce aux connections quotidiennes de notre service comptable par internet, nous rencontrons régulièrement notre banquier et restons en contact avec nos anciens partenaires financiers. Ces réunions et ces contacts n’ont pas fait l’objet de comptes-rendus normalisés du fait de l’unicité de l’interlocuteur.
Notre comptable réalise deux fois par an un contrôle complet des pièces externes permettant les rapprochements et la validation de l’ensemble des écritures pertinentes pour les banques.
Immobilisations
Chaque jour, nous mettons de côté les documents permettant de comptabiliser les immobilisations corporelles et les documents commentés permettant la mise à jour des informations sur la recherche et le développement.
Sauvegardes informatiques
Un planning de sauvegarde est établi avec rotation des supports, des lieux de stockage et des personnes concernées. Des contrôles réguliers sont réalisés.
1.2. Défauts
Suivi des marges par site
Les marges de chaque site sont suivies mensuellement afin d’assurer le contrôle sur chaque produit et pour pouvoir réagir en cas de dérive.
Suivi juridique
Nous continuons de travailler avec le même cabinet d’avocats.
1.3. Comités de suivi
Le Comité de Direction
Il se réuni 2 à 3 fois par mois (et plus si l’actualité l’exige) sous forme de réunion physique et/ou téléphonique ; il est composé de :
Le Président, (animateur)
La Responsable Achats, Logistique et Qualité,
Le Responsable Commercial,
Le Responsable Production,
Le Responsable Administratif et Financier.
Il compose la gouvernance de l’entreprise sans départir le Directoire de sa responsabilité stratégique. Les décisions prises se transforment en procédures ou en action concrètes.
Le Directoire
Il se réunit environ tous les 2 mois. Il examine l’ensemble de la marche de l’entreprise :
Les fournisseurs,
Le suivi des clients,
Le suivi des investissements,
Le suivi des projets.
Ce comité est convoqué par une prise de date à la fin de chaque réunion. Chaque réunion fait l’objet d’un procès-verbal qui est approuvé à la réunion suivante.
La Revue de Direction
Elles sont réunies une fois par semestre et sont composées de :
La Responsable Achats, Logistique et Qualité, (animateur)
Le Président,
Le Responsable Commercial,
Le Responsable Production,
Le Responsable Administratif et Financier.
Elle examine l’ensemble de la marche du système qualité au sein de l’entreprise :
Veille réglementaire,
Gestion des non-conformités,
Suivi des objectifs qualité,
Suivi des actions correctives,
Contrôle des procédures et des processus.
Elles sont convoquées par une prise de date à la fin de chaque réunion.
1.4. Pertinence des contrôles
L’ensemble des procédures de contrôle interne est décidé par nos comités.
2. Ce qui reste à faire
Il nous reste quelques processus qui ne sont pas encore formalisés et sur lesquels nous devons faire un effort particulier:
- Mise en œuvre complète des normes IFRS sur la présentation de nos comptes
Nous restons à la disposition de nos actionnaires afin de leur remettre les détails de nos processus de contrôle interne.
Fait à Vergt, le 10 novembre 2006
Le Président du Directoire,
Hervé DURAND
Rapport sur le contrôle interne
(Loi de Sécurité financière du 2 août 2003)
Mesdames, Messieurs,
Compte tenu des articles 117 et 120 de la loi de Sécurité Financière, je viens vous rendre compte du travail effectué dans notre entreprise pour l’exercice 2005-2006.
Nous rappelons ici le contrôle interne de l’entreprise. Nous avons en place un contrôle sur la gestion de la qualité des produits et des services que nous vendons.
Pour l’information financière, nous avons aussi mis en place une politique par le biais de communiqués diffusés par internet (environ 1 communiqué tous les 2 mois).
Nous séparerons notre rapport en deux étapes :
Ce qui a été fait,
Ce qui nous reste à réaliser.
1. Ce qui a été fait
En décembre 2005 , nous avons passé avec succès l’audit de renouvellement ISO 9001 version 2000 de notre activité pour nos deux sites de Vergt et de Craon, étendue à la conception de produits nouveaux. Ceci traduit notre maîtrise du contrôle sur la fabrication et la distribution des produits que nous vendons.
A travers l’ensemble de ces processus, nous pouvons affirmer que nous contrôlons parfaitement les situations suivantes dans l’entreprise :
Création d’un nouveau produit,
Choix d’un nouveau fournisseur,
Achat des produits,
Entrée en stock des produits,
Prise de commande des clients,
Fabrication des produits,
Facturation des produits,
Livraison des produits
Retour des produits,
Gestion des périmés,
Formation des collaborateurs sur la gestion des produits et des procédures,
Gestion des contrats,
Contrôle de la fabrication des produits,
Gestion documentaire,
Gestion des progrès à réaliser,
Gestion de l’informatique,
Gestion des sauvegardes informatiques,
Gestion des ressources humaines,
Gestion de la politique générale liée au processus de management,
Gestion d’un Comité de Direction avec l’ensemble des cadres de l’entreprise,
Gestion d’un processus d’amélioration continue,
Gestion des ressources en matériel,
Processus de création d’un nouveau produit,
Processus de gestion des stocks,
Processus des actions préventives,
Processus des actions correctives,
Traitement des non-conformités,
Audit interne,
Audit externe.
Ces différents processus sont expliqués dans le Manuel Assurance Qualité.
1.1. Contrôle interne sur la partie administrative et financière
Personnel
Nous avons mis en place des entretiens annuels qui font l’objet d’un guide d’entretien et d’un document de suivi (sur cet exercice, les entretiens ont eu lieu en décembre 2005 et en janvier 2006). Au cours de ces entretiens sont vérifiés et contrôlés la bonne compréhension des procédures internes et leur mise en application. Nous vérifions aussi l’exactitude de toute la gestion sociale de l’entreprise.
Assurances
Nous avons mis en place un contrôle de nos assurances avec l’aide de notre assureur. Nous vérifions ainsi l’ensemble de nos contrats d’assurance et essayons d’adapter les valeurs et les objets :
La nature des risques garantis
Les équipements informatiques
Le matériel de production
La responsabilité civile professionnelle
Les véhicules de société
La perte d’exploitation
Nous examinons les montants assurés, les besoins légaux ainsi que les ajustements liés au chiffre d’affaires.
Le cabinet d’expertise GALTIER a réalisé au printemps 2006 une Expertise préalable détaillée de chacun de nos sites.
Banques
Au-delà des états de rapprochement mensuels et de l’ajustement journalier de l’ensemble de nos comptes grâce aux connections quotidiennes de notre service comptable par internet, nous rencontrons régulièrement notre banquier et restons en contact avec nos anciens partenaires financiers. Ces réunions et ces contacts n’ont pas fait l’objet de comptes-rendus normalisés du fait de l’unicité de l’interlocuteur.
Notre comptable réalise deux fois par an un contrôle complet des pièces externes permettant les rapprochements et la validation de l’ensemble des écritures pertinentes pour les banques.
Immobilisations
Chaque jour, nous mettons de côté les documents permettant de comptabiliser les immobilisations corporelles et les documents commentés permettant la mise à jour des informations sur la recherche et le développement.
Sauvegardes informatiques
Un planning de sauvegarde est établi avec rotation des supports, des lieux de stockage et des personnes concernées. Des contrôles réguliers sont réalisés.
1.2. Défauts
Suivi des marges par site
Les marges de chaque site sont suivies mensuellement afin d’assurer le contrôle sur chaque produit et pour pouvoir réagir en cas de dérive.
Suivi juridique
Nous continuons de travailler avec le même cabinet d’avocats.
1.3. Comités de suivi
Le Comité de Direction
Il se réuni 2 à 3 fois par mois (et plus si l’actualité l’exige) sous forme de réunion physique et/ou téléphonique ; il est composé de :
Le Président, (animateur)
La Responsable Achats, Logistique et Qualité,
Le Responsable Commercial,
Le Responsable Production,
Le Responsable Administratif et Financier.
Il compose la gouvernance de l’entreprise sans départir le Directoire de sa responsabilité stratégique. Les décisions prises se transforment en procédures ou en action concrètes.
Le Directoire
Il se réunit environ tous les 2 mois. Il examine l’ensemble de la marche de l’entreprise :
Les fournisseurs,
Le suivi des clients,
Le suivi des investissements,
Le suivi des projets.
Ce comité est convoqué par une prise de date à la fin de chaque réunion. Chaque réunion fait l’objet d’un procès-verbal qui est approuvé à la réunion suivante.
La Revue de Direction
Elles sont réunies une fois par semestre et sont composées de :
La Responsable Achats, Logistique et Qualité, (animateur)
Le Président,
Le Responsable Commercial,
Le Responsable Production,
Le Responsable Administratif et Financier.
Elle examine l’ensemble de la marche du système qualité au sein de l’entreprise :
Veille réglementaire,
Gestion des non-conformités,
Suivi des objectifs qualité,
Suivi des actions correctives,
Contrôle des procédures et des processus.
Elles sont convoquées par une prise de date à la fin de chaque réunion.
1.4. Pertinence des contrôles
L’ensemble des procédures de contrôle interne est décidé par nos comités.
2. Ce qui reste à faire
Il nous reste quelques processus qui ne sont pas encore formalisés et sur lesquels nous devons faire un effort particulier:
- Mise en œuvre complète des normes IFRS sur la présentation de nos comptes
Nous restons à la disposition de nos actionnaires afin de leur remettre les détails de nos processus de contrôle interne.
Fait à Vergt, le 10 novembre 2006
Le Président du Directoire,
Hervé DURAND
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